Перш ніж писати код — розберімось, де болить. Ми проводимо інтерв'ю з командою, мапимо поточні процеси, рахуємо втрати в годинах і гривнях та даємо пріоритетний план: що автоматизувати, в якому порядку і скільки це окупить.
01
Аудит — найдешевший спосіб не витратити бюджет на не ту систему.
Команда перевантажена, клієнти чекають, але сформулювати, який саме процес ламається, ніхто не може.
CRM, ERP, готове рішення чи розробка — рішення на тисячі доларів, яке краще приймати з картою процесів перед очима.
Систему впровадили, а люди працюють поруч із нею в Excel. Треба зрозуміти чому.
Відкриваєте філію, подвоюєте команду — процеси, що трималися на людях, мають стати правилами.
Власник хоче вийти з операційки або передати відділ новому керівнику — потрібна описана система роботи.
Описані процеси й цифри втрат та ефективності підвищують цінність бізнесу.
02
Результат аудиту — конкретний документ, а не презентація із загальними словами.
Карта процесів AS-IS
Наскрізні процеси «як зараз» у BPMN: ролі, кроки, інструменти, точки передачі між людьми.
Вузькі місця
Де дублюються дані, де чекають погодження, де помиляються — з прикладами з ваших же документів.
Втрати в цифрах
Години на ручні операції, затримки, помилки, упущені клієнти — переведені у гроші на місяць.
Інвентаризація інструментів
Які програми, таблиці й чати використовуються, що між ними переноситься вручну.
План TO-BE
Як мають працювати процеси після змін: що автоматизувати, що просто змінити регламентом.
Пріоритети та окупність
Список ініціатив з оцінкою ефекту, вартості та терміну — починаємо з найвигіднішого.
Рекомендація щодо рішення
Чесна відповідь: готовий сервіс, інтеграція, розробка або взагалі лише зміна регламенту.
Презентація для команди
Розбір результатів із керівниками, відповіді на запитання, узгодження наступного кроку.
Не знайшли свій процес?
Опишіть, як це працює у вас зараз — запропонуємо модуль під вашу логіку.
03
Живі системи, які щодня використовують наші клієнти. Назви компаній анонімізовані за домовленістю.
Побудували диспетчерську платформу з нуля: тижневий board, billing workflow з PDF-інвойсами, payroll модуль, дашборд з ApexCharts, cross-dock і автофіл по PRO#.
Повноцінна CRM для київської друкарні: замовлення з позиціями й маржею, канбан на 9 етапів з підетапами дизайну, фінанси по кількох юрособах, PDF-документи за зразками клієнта, календар і логістика.
Окрема облікова система для перевізника з парком 10 фур: кругорейси, мультивалютні каси водіїв, паливний склад із середньозваженою ціною, імпорт виписок АЗС, Wialon GPS та P&L по кожній фурі.
04
Отримуємо доступ до поточних таблиць, документів, систем. Погоджуємо список людей для інтерв'ю.
30–45 хвилин з кожною роллю: власник, керівники, виконавці. Запитуємо «як насправді», а не «як має бути».
Будуємо AS-IS процеси, рахуємо втрати, перевіряємо гіпотези на ваших даних.
Документ із картою, вузькими місцями, цифрами та пріоритетним планом ініціатив.
Розбираємо результати разом, відповідаємо на запитання, домовляємось про наступний крок.
05
Вартість
від $300
Аудит одного напряму (продажі, логістика, виробництво) — від $300. Аудит усієї компанії до 50 людей — $600–1,200. Вартість повністю зараховується, якщо далі ТЗ або розробку робимо ми.
06
Обираємо стек під задачу та команду клієнта, а не навпаки. Код і дані повністю належать вам.
07
Інтерв'ю з командою, карта процесів AS-IS, перелік вузьких місць із оцінкою втрат у годинах і грошах, план TO-BE з пріоритетами та орієнтовною вартістю впровадження, рекомендація щодо типу рішення і презентація результатів.
Глибше в тему
Типовий сценарій: компанія замовляє CRM, бо «всі так роблять», витрачає бюджет, а через півроку команда працює в Excel поруч із системою. Причина — автоматизували не той процес або автоматизували хаос. Аудит за 1–2 дні показує, де справжні втрати, і часто перший крок виявляється меншим і дешевшим.
Питаємо кожну роль: що ти робиш щодня, звідки береш дані, куди передаєш, де чекаєш, де помиляєшся. Перевіряємо відповіді на реальних документах і таблицях. Переводимо знайдене у години на місяць і множимо на вартість години — так з'являються цифри.
AS-IS — чесна карта того, як працює бізнес насправді, включно з обхідними шляхами. TO-BE — як має працювати після змін: де система, де регламент, де просто прибрати зайвий крок. Різниця між ними і є планом проєкту.
Одні й ті самі дані вводяться 3–4 рази в різні місця. Погодження чекають у чатах днями. Звіти для власника збираються вручну по пів дня. Нові працівники навчаються «з голосу». Ключові знання — в голові однієї людини. Усе це має ціну.
Залежно від результату: ТЗ для вашої команди, інтеграція двох систем, розробка CRM/ERP/TMS або лише зміна регламенту. Вартість аудиту зараховується у вартість наступного етапу, якщо його робимо ми.
08
Опишіть, який процес зараз викликає найбільше питань — запропонуємо формат аудиту та дату старту.
Опишіть задачу — відповімо протягом 24 годин
